Rechnungsprüfungsordnung für die Stadt Aalen vom 29.06.2017

Präambel

Das althergebrachte Bild der kommunalen Rechnungsprüfung wurde in den letzten Jahren immer mehr durch den Anspruch ersetzt, einen Nutzen in Form eines (nicht ausschließlich monetären) Mehrwertes zu erzielen.

Die Rechnungsprüfung soll insbesondere auch die kommunalen Entscheidungsorgane (Gemeinderat und Verwaltungsspitze) durch die im Rahmen ihrer Prüfungstätigkeiten erworbenen Erkenntnisse bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Dabei soll Rechnungsprüfung nicht mehr nur Vergangenes betrachten und bewerten, sondern vielmehr Risiken und Chancen für die Zukunft und Veränderungsmöglichkeiten und -notwendigkeiten aufzeigen.

Primäres Ziel einer Prüfung ist somit nicht die Aufdeckung von Fehlern , sondern vielmehr die Verbesserung von Strukturen und Prozessen des Verwaltungshandelns. Die Rechnungsprüfung initiiert insofern nicht nur Veränderungen, sie begleitet diese auch im Wege der prüfungsnahen Beratung.

In diesem Sinne soll die vorliegende Rechnungsprüfungsordnung für alle Beteiligten Grundsätze für eine auch in der Zukunft effektive Rechnungsprüfung des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Aalen festlegen.
 

§ 1 Allgemeines

1. Die Stadt Aalen hat gemäß § 109 Abs. 1 GemO ein Rechnungsprüfungsamt eingerichtet.
2. Diese Rechnungsprüfungsordnung bestimmt den Rahmen und die Grundsätze für die Tätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes.

§ 2 Rechtliche Stellung

1. Das Rechnungsprüfungsamt ist nach § 109 Abs. 2 GemO bei der Erfüllung der ihm zugewiesenen Aufgaben unabhängig und an Weisungen nicht gebunden. Es erbringt objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, die darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Verwaltungsprozesse zu verbessern.
2. Der Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin ist Dienstvorgesetzte(r) der Leitung und der PrüferInnen des Rechnungsprüfungsamtes.
3. Bei der Erfüllung seiner Aufgaben ist das Rechnungsprüfungsamt nach den Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (§ 15 Abs. 3 Landesdatenschutzgesetz – LDSG) berechtigt, personenbezogene Daten zu nutzen.
    

§ 3 Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes

1. Dem Rechnungsprüfungsamt obliegen folgende Pflichtaufgaben:

• die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses der Stadt vor der Feststellung durch den Gemeinderat (§ 110 Abs. 1 GemO),
• die örtliche Prüfung der Jahresabschlüsse der Eigenbetriebe (§ 111 Abs. 1 GemO) und der Sonder- und Treuhandvermögen (§ 111 Abs. 2 GemO),
• die laufende Prüfung der Kassenvorgänge bei der Stadt und bei den Eigenbetrieben zur Vorbereitung der Prüfung der Jahresabschlüsse (§ 112 Abs. 1 Nr. 1 GemO), (darin eingeschlossen die Prüfung von Buchungsbelegen vor ihrer Zuleitung an die Finanzbuchhaltung (Visa-Kontrolle)),
• die Kassenüberwachung, insbesondere die Vornahme der Kassenprüfungen bei den Kassen der Stadt und der Eigenbetriebe (§ 112 Abs. 1 Nr. 2 GemO).

Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes kann nach pflichtgemäßem Ermessen den Umfang der Visa-Kontrolle in sachlicher, wertmäßiger und zeitlicher Hinsicht festlegen. Der Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin und die von der Festlegung betroffenen Ämter und Dienststellen sind unverzüglich darüber zu unterrichten.

• Sofern durch gesetzliche Regelung oder als Auflage der bewilligenden Stelle zwingend die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt vorgegeben ist, prüft es die Verwendungsnachweise für bewilligte Zuwendungen aus Mitteln der Europäischen Union, des Bundes und des Landes.

Unabhängig davon kann die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes nach pflichtgemäßem Ermessen die Festlegung treffen, dass die nachweispflichtigen Ämter und Dienststellen alle Verwendungsnachweise vor der Weiterleitung an die bewilligende Stelle dem Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung vorlegen müssen.

2. Der Gemeinderat überträgt dem Rechnungsprüfungsamt gemäß § 112 Abs. 2 GemO folgende weitere Aufgaben:

• die Prüfung der Organisation und der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (§ 112 Abs. 2 Nr. 1 GemO),
• die Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und des Vergabeverfahrens auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen (§ 112 Abs. 2 Nr. 2 GemO),
• die Prüfung der Betätigung der Gemeinde bei Unternehmen und Einrichtungen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen die Gemeinde beteiligt ist,
• die Prüfung der Jahresabschlüsse und/oder die Übertragung der Aufgabe der Internen Revision oder die Prüfung der Kassen von Gesellschaften, Zweckverbänden, Stiftungen u. ä., an denen die Stadt mittelbar oder unmittelbar beteiligt ist, soweit dies in der Satzung, im Gesellschaftsvertrag oder aufgrund anderer vertraglicher Regelungen vorgesehen ist. Die Geprüften haben Kostenersatz zu leisten.
• die Prüfung des Nachweises der Vorräte und Vermögensgegenstände der Stadt und der Eigenbetriebe.
• die Korruptionsprävention in entsprechender Anwendung der Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und der Ministerien zur Verhütung unrechtmäßiger und unlauterer Einwirkungen auf das Verwaltungshandeln und zur Verfolgung damit zusammenhängender Straftaten und Dienstvergehen (VwV Korruptionsverhütung und –bekämpfung vom 01. Januar 2013; GABl. vom 15. Januar 2013, S. 55 ff., in der jeweils geltenden Fassung).

3. Der Gemeinderat kann dem Rechnungsprüfungsamt weitere Aufgaben übertragen; diese Kompetenz kann nach § 39 Abs. 2 Nr. 18 GemO nicht auf beschließende Ausschüsse übertragen werden.

4. Das Rechnungsprüfungsamt kann Ersuchen zu Prüfungen bei nichtstädtischen Einrichtungen entsprechen, soweit hieran ein städtisches Interesse besteht und die Erfüllung der gesetzlichen Pflichtaufgaben hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Hierzu zählen insbesondere Prüfungen bei Stiftungen, Vereinen, Gesellschaften oder Verbänden. Für Prüfungen dieser Art sind Vergütungen zu fordern, die sich nach dem personellen und sachlichen Aufwand des Rechnungsprüfungsamtes berechnen , soweit nicht besondere Tarife bestehen.

5. Die vorgenannten Prüfungen können sich mit Ausnahme der Kassenbestandsaufnahmen gemäß § 15 GemPrO auf Stichproben und Schwerpunkte beschränken, die der/die zuständige PrüferIn im Rahmen des jeweiligen Prüfauftrages in eigener Verantwortung nach pflichtgemäßem Ermessen festlegt. Die Prüfung kann sich auch auf Grundgesamtheiten beziehen, soweit dies effizient durchführbar und verhältnismäßig ist.

§ 4 Befugnisse des Rechnungsprüfungsamte

1. Die Leitung und die PrüferInnen des Rechnungsprüfungsamtes sind im Rahmen ihrer Aufgaben befugt, von der Verwaltung und den zu prüfenden Einrichtungen alle für die Prüfung notwendigen Auskünfte und Nachweise zu erhalten. Die Durchführung der zugewiesenen Aufgaben ist ihnen von der Verwaltung und den zu prüfenden Einrichtungen in entgegenkommender Weise zu erleichtern. Außerdem ist ihnen der Zutritt zu allen Diensträumen, das Öffnen von Behältern usw. zu gewähren. Akten, Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind auf Verlangen auszuhändigen oder zu übersenden. Das Zutrittsrecht gilt nicht für Räume, die ausschließlich von Personalvertretungen, Schwerbehindertenvertretungen und Fraktionen genutzt werden.
2. Ergeben sich bei der Prüfung Behinderungen und Widerstände, die das Rechnungsprüfungsamt nicht ausräumen kann, wird durch den/die Oberbürgermeister/ in das Notwendige veranlasst.
3. Bei Unternehmen der Stadt in privater Rechtsform ist sicherzustellen, dass dem Rechnungsprüfungsamt im Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung die in § 54 Haushaltsgrundsätzegesetz vorgesehenen Befugnisse eingeräumt werden.
4. Zu prüfende Daten, die in automatisierten Verfahren gespeichert sind, sind dem Rechnungsprüfungsamt auf Anforderung ganz oder auszugsweise in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Den zuständigen PrüferInnen ist auf alle für die Prüfung erforderlichen Daten, die in automatisierten Dateien gespeichert sind, auf Verlangen eine lesende Zugriffsmöglichkeit einzuräumen. Bei wiederkehrenden Prüfungen ist der Lesezugriff auf Antrag des Rechnungsprüfungsamtes unverzüglich dauerhaft, anderenfalls lediglich für die Dauer der Prüfung einzurichten.
5. Die Leitung und die PrüferInnen des Rechnungsprüfungsamtes sind berechtigt Ortsbesichtigungen vorzunehmen und sich von den zu prüfenden Organisationseinheiten und Einrichtungen angeschaffte oder noch anzuschaffende Gegenstände oder Verfahren erläutern zu lassen.
6. Das Rechnungsprüfungsamt ist unter Zusendung der Tagesordnungen (mit den entsprechenden Anlagen) zu den Sitzungen des Gemeinderats und der beschließenden Ausschüsse einzuladen. Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ist berechtigt , an allen öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungen des Gemeinderats und seiner Ausschüsse teilzunehmen bzw. sich durch andere PrüferInnen vertreten zu lassen. Sie entscheidet über die Teilnahme in eigener Verantwortung nach pflichtgemäßem Ermessen. Das Recht zur Teilnahme an nichtöffentlichen Sitzungen erstreckt sich nicht auf Personalentscheidungen, soweit nicht eine direkte Verbindung zur Prüfungstätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes besteht.

§ 5 Ressourcen, Budget und Organisation

1. Dem Rechnungsprüfungsamt werden die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen personellen und sachlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt. Soweit die Kosten für die Rechnungsprüfung nicht anderweitig gedeckt werden, sind sie von den geprüften Stellen zu tragen. Die Eigenbetriebe haben gemäß § 18 GemPrO Kostenersatz zu leisten.
2. Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes regelt eigenverantwortlich den internen Dienstbetrieb und die Organisation des Amtes. Die Befugnisse der Oberbürgermeisterin/ des Oberbürgermeisters als Dienstvorgesetzte(r) bleiben davon unberührt.
3. Die Leitung sowie die PrüferInnen müssen nach Fachwissen, Erfahrung und Persönlichkeit für den Prüfungsdienst geeignet sein. Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes wird durch den Gemeinderat gewählt, die Stellvertretung durch den Kultur-, Bildungs- und Finanzausschuss (KBFA). Die PrüferInnen werden im Einvernehmen mit der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ausgewählt. Das Rechnungsprüfungsamt muss fachlich und personell so besetzt sein, dass eine unbeeinflusste , unabhängige, kontinuierliche und umfassende Aufgabenwahrnehmung entsprechend seiner kommunalverfassungsrechtlichen Stellung sichergestellt ist.
4. Das Rechnungsprüfungsamt hat allgemein anerkannte Prüfungsstandards für die öffentliche Verwaltung anzuwenden. Soweit solche nicht vorhanden sind und Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen, soll sich das Rechnungsprüfungsamt bei seiner Arbeit im Wesentlichen an anerkannten Standards der Revision (insbesondere Institut der Wirtschaftsprüfer – IDW, Deutsches Institut für Interne Revision – DIIR und Institut der Rechnungsprüfer - IDR) ausrichten.
5. Das Rechnungsprüfungsamt kann sich in besonderen Fällen im Einvernehmen mit der Oberbürgermeisterin/dem Oberbürgermeister zur Durchführung von Prüfungsaufgaben der Unterstützung bzw. des Sachverstands Externer bedienen. Hierfür sind gesonderte Haushaltsmittel zur Verfügung zu stellen.

§ 6 Pflichten

1. Die Prüfungen und Beratungsleistungen sind mit Fachkompetenz und erforderlicher beruflicher Sorgfalt durchzuführen. Dabei sind die Bedürfnisse und Erwartungen der Ämter und Dienststellen in Bezug auf die Art der Beratung, die Zeitvorgaben und die Berichterstattung über die Ergebnisse einzuschließen.
2. Die PrüferInnen nehmen ihre Prüfungsaufgaben unabhängig, unparteiisch, gewissenhaft , verschwiegen, eigenverantwortlich und objektiv wahr.
3. Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes lehnt einen Prüfungs- oder Beratungsauftrag außerhalb der gesetzlichen Pflichtprüfung ab oder holt externen kompetenten Rat und Unterstützung ein (§ 5 Abs. 5 dieser Rechnungsprüfungsordnung), falls es dem Rechnungsprüfungsamt an Wissen, Fähigkeiten oder sonstigen Qualifikationen mangelt, die zur teilweisen oder vollständigen Erfüllung des Prüfungs- bzw. Beratungsauftrages erforderlich sind, soweit dadurch keine gesetzlichen Vorschriften verletzt werden.
4. Die Leitung und die PrüferInnen haben jenes Maß an Sorgfalt und Sachkenntnis anzuwenden, das üblicherweise von einem/einer umsichtigen und kompetenten PrüferIn erwartet werden kann. Über die wesentlichen Risiken, die sich auf kommunalpolitische und/oder verwaltungsinterne Ziele, Geschäftsprozesse sowie Ressourcen auswirken können, sind sich die Leitung und die PrüferInnen bewusst.
5. Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes bestimmt nach Maßgabe der zu beachtenden Vorschriften und auf Grundlage einer von ihr zu erstellenden amtsinternen risikoorientierten Prüfungsplanung eigenverantwortlich den Gegenstand, den Umfang und die Zeitfolge der Prüfungen sowie das Prüfungsverfahren bzw. die Art der Prüfungsdurchführung. Sie entscheidet abschließend über die Prüfungsfeststellungen , soweit die Entscheidung nicht auf die PrüferInnen delegiert worden ist.
6. Neben der gesetzlichen Aufgabenerfüllung soll das Rechnungsprüfungsamt zur Vermeidung oder Minderung von kostenträchtigen Fehlleistungen beitragen. Es sollte sich hierbei nicht auf die Feststellung einzelner Mängel beschränken, sondern versuchen, ihre Ursachen im Verfahrensablauf aufzudecken (sog. Systemprüfung).
7. Im Rahmen der zeitlichen und personellen Kapazitäten führt das Rechnungsprüfungsamt prüfungsbegleitende oder prüfungsunterstützende Beratungen durch. Eine freie oder selbständige Beratung – ohne Bezug zu einer Prüfung – ist aufgrund des Selbstprüfungsverbotes und des Unabhängigkeitsgebotes allerdings nicht zulässig.
    

§ 7 Mitwirkungspflichten

1. Die betroffenen Organisationseinheiten und die zu prüfenden Einrichtungen unterrichten die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes unverzüglich von Unstimmigkeiten , die festgestellt oder vermutet werden und durch die ein Vermögensschaden für die Stadt entstanden ist oder entstehen könnte, unter Angabe des Sachverhalts in schriftlicher Form. Das Gleiche gilt beim Verdacht einer strafbaren Handlung (Diebstahl, Unterschlagung, Korruption etc.) sowie bei Kassenfehlbeträgen.
2. Über die Absicht der Verwaltung, wesentliche Maßnahmen in der Organisation, auf dem Gebiet des Haushalts- und Rechnungswesen oder der EDV umzusetzen, wird das Rechnungsprüfungsamt so rechtzeitig informiert, dass es sich vor der Entscheidung äußern kann.
3. Unterlagen für Prüfungen sind dem Rechnungsprüfungsamt so rechtzeitig vorzulegen , dass eine sachgerechte Prüfung erfolgen kann. Werden Prüfungsbemerkungen – auch nach einmaliger Erinnerung - nicht oder nicht ausreichend innerhalb einer gesetzten Frist beantwortet, so ist die zuständige Dezernentin oder der zuständige Dezernent bzw. der Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin zu informieren.
4. Die Entwürfe aller ortsrechtlichen Vorschriften, Dienstanweisungen, Richtlinien, öffentlichen- rechtlichen Vereinbarungen, Gebührenkalkulationen und Vertragsentwürfe von grundsätzlicher Bedeutung werden dem Rechnungsprüfungsamt rechtzeitig vor deren Erlass bzw. Abschluss zur Prüfung zugeleitet. Rechtzeitig bedeutet, dass das Rechnungsprüfungsamt zeitlich in der Lage sein muss, eine sachgerechte Prüfung vorzunehmen bzw. eine sachgerechte Stellungnahme abzugeben. Über den Umfang der Mitwirkung seitens des Rechnungsprüfungsamtes entscheidet die Leitung.
5. Dem Rechnungsprüfungsamt sind Prüfberichte anderer Prüfungsorgane und von Wirtschaftsprüfern und Abschlüsse sowie Geschäfts- und Lageberichte der zu prüfenden Einrichtungen durch die sachbearbeitenden Bereiche unverzüglich vorzulegen.
6. Die Namen und Unterschriftsproben der Bediensteten, die anweisungs- und zeichnungsberechtigt sind, werden dem Rechnungsprüfungsamt mitgeteilt. Außerdem sind die Namen der Bediensteten vorzulegen, die berechtigt sind, für die Stadt Verpflichtungserklärungen abzugeben. Hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken.
7. Die Stadtkämmerei hat der Amtsleitung des Rechnungsprüfungsamtes vierteljährlich unaufgefordert die jeweils aktuelle Liste aller Zahlstellen und Handvorschüsse zu übersenden; Gleiches gilt auch für Sonderkassen.

§ 8 Prüfungsdokumente

1. Über jede Prüfung ist ein Abschlussdokument (Bericht, Prüfungsschreiben oder Vermerk) zu fertigen. Dieses Abschlussdokument kann der geprüften Stelle auch elektronisch zugesandt werden. Beanstandungen von geringer Bedeutung können im unmittelbaren Benehmen mit der geprüften Stelle erörtert und ausgeräumt werden.
2. Im Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes nach § 110 Abs. 2 GemO werden die wesentlichen Prüfungsergebnisse und Feststellungen zusammengefasst. Die Entscheidung über die Aufnahme von Prüfungsergebnissen in den Schlussbericht und die inhaltliche Gestaltung des Schlussberichts obliegen der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes nach pflichtgemäßem Ermessen.
3. Berichte über die Prüfung von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen oder Gesamtabschlüssen der Stadt Aalen sind von der Leitung der Rechnungsprüfungsamtes zu unterzeichnen.
4. Andere Berichte sowie Vermerke, Anschreiben etc. werden von der Prüferin bzw. dem Prüfer unterzeichnet, die/der die Prüfung vorgenommen hat. In Fällen von be10 sonderer Bedeutung oder auf Wunsch der Prüferin oder des Prüfers sind sie von der Leitung mit zu unterzeichnen.

§ 9 Inkrafttreten

Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am 29.06.2017 in Kraft.